Print

Письменное сообщение

Если вам не хватает навыков письменного общения, люди могут усомниться в вашей компетентности. Важно знать правильную грамматику и пунктуацию, а также как писать лаконично и целенаправленно. Вы должны приводить конкретные примеры в любом письменном сообщении, если вы пытаетесь подкрепить точку зрения, вместе с предлагаемым планом действий. Правильное письменное общение также предполагает правильное общение с другими, чтобы замкнуть цикл общения и показать, что вы активно работаете над достижением цели. Умение написать профессиональную благодарственную записку – один из способов продемонстрировать свою компетентность в письменном общении.

Важность письменного общения в бизнесе

Успешные бизнесмены и предприниматели являются мастерами общения в устной и письменной форме. Цифровая эпоха изменила то, как компании общаются с потребителями, поставщиками и партнерами. Письменное деловое общение должно быть профессиональным, четким и лаконичным. И пока вы не поймете, насколько важно письменное общение для вашего бизнеса, вы легко можете стать жертвой плохо написанного сообщения.

Многообразие письменного общения

Существует два основных типа общения: устное и письменное. Письменное общение включает в себя любой тип сообщения, в котором используются письменные слова. Письменное общение – самый важный и самый эффективный способ делового общения.

Некоторые из различных форм письменного общения, которые используются для внутренних деловых операций, включают:

  • Заметки
  • Отчеты
  • Бюллетени
  • Описание вакансии
  • Руководства для сотрудников
  • Электронные письма
  • Мгновенные сообщения

Примеры письменного общения, обычно используемого с клиентами или другими предприятиями, включают:

  • Электронное письмо
  • Интернет-сайты
  • Письма
  • Предложения
  • Телеграммы
  • Факсы
  • Открытки
  • Контракты
  • Рекламные объявления
  • Брошюры
  • Выпуски новостей

Преимущества и недостатки письменного общения

Некоторые преимущества письменного общения:

  • Нет необходимости в личном контакте – вы можете сообщить сотруднику, важные корректировки в его работе по электронной почте, а не лично.
  • Экономит деньги – вы можете отправить электронное письмо, а не звонить на большие расстояния.
  • Письменное доказательство – предоставляет письменное доказательство в случае спора.

Некоторые недостатки письменного общения:

  • Задержка связи – может потребоваться некоторое время, чтобы добраться до предполагаемого получателя.
  • Отсутствие секретности – если он напечатан на бумаге, его может прочитать любой желающий.
  • Дорого – если отправитель и получатель сидят за соседними столами, вам все равно придется тратить деньги на бумагу или Интернет-услуги.

Что такое письменное общение в бизнесе

Письменное общение позволяет компаниям делиться информацией и новостями с сотрудникам и клиентам по всему миру. В то время как традиционные бумажные копии письменных сообщений в бизнесе все еще распространены, электронная почта и онлайн-общение уже стали главными инструментами для обмена информацией. Учитывая важности письменного общения, для построения успешного бизнеса необходимо понимать основы применения передовых практик письма.

Основные виды письменного общения

Согласно My Own Business, в бизнесе существуют две основные классификации письменного общения. Внутреннее письменное деловое общение, вовлекающее работодателей и сотрудников на всех уровнях компании. И внешнее письменное общение вовлекающее клиентов, независимых подрядчиков, коллег по отрасли и других лиц, не работающих напрямую в компании. 

Три основных типа письменного общения в бизнесе включают деловые письма, меморандумы и отчеты. Хотя сейчас с каждым днём всё больше и больше завоевывают внимание сообщения в социальных сетях и мультимедийные бизнес-презентации.

Как использовать

Деловые письма могут способствовать продвижению делового имиджа, общаясь с внешним миром. Меморандумы в основном используются работодателями и сотрудниками для передачи информации о текущих проектах, изменениях в бизнес-процедурах или других внутренних темах. Деловые письма и меморандумы могут использоваться для письменного подтверждения того, что было согласовано в устной форме. Отчеты помогают сообщать новую информацию, анализ данных или рекомендации для будущих решений.

E-mail

Электронная почта стала самой распространенной формой письменного общения в бизнесе из-за ее быстрой доставки, простоты использования и способности охватить большую аудиторию. Хранение деловой электронной почты становится все более важным, поскольку электронная почта стала «в равной степени допустимой» в суде, как и официальные бумажные документы. Поскольку электронная почта продолжает развиваться как форма письменного делового общения, компании все чаще обращаются за помощью в управлении электронной почтой к внешним источникам.

В чём важность письменного общения

Теперь, когда мы поняли все аспекты письменного общения, его преимущества и недостатки, давайте посмотрим почему же оно настолько важно для любого бизнеса.

Создает постоянную запись

Все формы письменного общения становятся постоянной записью идей, инцидентов, предложений и других фактов . Запись помогает владельцам и руководителям бизнеса быстро получить доступ к информации, особенно если она написана на цифровом носителе. Письменное общение также используется в судебных разбирательствах и может стать единственной защитой от неблагоприятных судебных исков, предпринятых против компании. Например, бывший сотрудник мог сказать, что для его увольнения нет оснований, и подать на вас в суд. Если у вас будут четко задокументированные жалобы и нарушения кодекса этики компании в ходе своей работы со стороны сотрудника, вы можете продемонстрировать причину увольнения.

Определяет бренд

Письменное общение – это часть вашего бренда. Как правило, большинство того, что вы пишете должно иметь профессиональный тон, а также правильную орфографию и грамматику. Без этого читатели могут подумать, что в компании работают неграмотные сотрудники, которые не могут хорошо выполнять свою работу. В конце концов, с той помощью, которую компьютерные программы предлагают в области орфографии, грамматики и стиля, у писателя нет причин быть непрофессиональным в общении.

Хотя в большинстве случаев общение должно быть профессиональным по тону, определенные письменные форматы, такие как социальные сети и электронная почта, позволяют добавить корпоративной индивидуальности вашему бренду. Это важно для развития и утверждения компании. Например, у миллениалов есть свой собственный сленг, и понимание того, как люди этого возраста общаются в сети, может принести пользу компании.Один из способов использовать сленг для этой целевой группы. Но не увлекайтесь, сведите сленг к минимуму. Да, сленг связан с группой. Однако, использование слишком большого количества сленга может отвлечь внимание от основной мысли сообщения.

Устанавливает лояльные отношения

Коммуникация – это построение отношений путем передачи сообщений. Четкие и грамотные сообщения помогают укрепить доверие между автором и читателем. Хорошо построенное общение помогает определять цели, выявлять проблемы и находить решения. Это важно во всех аспектах бизнеса. Руководители должны четко писать служебные записки, чтобы сотрудники без затруднений понимали, что от них требуется и в какие сроки. Торговые представители должны объяснять особенности и преимущества таким образом, чтобы они вызывали интерес у потенциального клиента. Менеджеры по персоналу должны объективно отмечать любые инциденты в коллективе и составлять отчеты.

Легкость распространения

Когда вам нужно распространить информацию среди большого количества людей, письменное общение очень эффективно . Это может быть служебная записка компании с изложением новой политики или процесса, о которых все сотрудники должны знать и соблюдать. Использование методов электронного цифрового общения заметно ускорит процесс, поэтому внедрение начнется раньше.

Заключение

Эффективное письменное общение неважно оффлайн или онлайн – важный аспект коммуникации в любой компании. Через грамотно выстроенную систему письменного общения вы сможете быстро обмениваться идеями, собирать обратную связь и идеи от своих сотрудников, а ваши клиенты будут поражены грамотностью и компетентностью всех членов вашей команды.

Предыдущая Визуальная коммуникация
Следующая Активное слушание
Оглавление

Объединяем людей, поддерживаем идеи и создаем новое будущее

CoFounder — это общение с людьми для решения бизнес-задач. Консультации от профессиональных трекеров и опытных менторов. Новости венчурной индустрии, советы экспертов, интервью с лидерами рынка. Совместные выезды, закрытые вечеринки, митапы, конференции, хакатоны. Эксклюзивные мероприятия с инвесторами.